公司出了新品、老闆說沒有預算，讓你直接發篇新聞稿提供給媒體宣傳，覺得如此消息必能遍達各角落？在業界累積多年行銷公關豐富經驗的林易萱，近期開設「新聞稿寫作與媒體溝通」課程，他表示新聞稿是種內含廣告精神的宣傳方式，在資訊傳達上擁有「具公信力、精準、有效率」的特性，但它可不是一般人想的那樣「簡易、免費又好用」。
新聞稿簡易、免費又好用？
新聞稿作為一種文體，顧名思義，在其600-800字篇幅中，必要具備「新聞性」和被報導的「價值」，而在撰稿與散播上，不僅有其工作流程，更是必要策略化、多角度準備。無論在發稿角度、內文重點的設定、文字的專業與親切度的拿捏，乃至發出時機、寄送時間、與媒體的聯繫等各個環節和細節，都是需要相當經驗累積的學問，相當耗時花心力，絕對不簡單！
好不容易寫好新聞稿，並且廣發給媒體，你便認為就會有很多人看到、用戶和銷量馬上來？然而，如果你只是一家小規模企業或新創公司，甚或一家餐廳、一間商店，媒體看不到能吸引大眾眼球的特殊亮點，苦心撰寫的新聞稿很有可能如石投入海，不起一絲波瀾。
是否要以新聞稿形式散佈資訊，林易萱認為需評估兩大重點：(1) 有被報導的價值和機會， (2) 新聞稿是最適合、有效率的溝通方式。
倘若名氣不響、亮點不足，或許購買付費廣告、在FB等社群自媒體上做創意po文等，都會是更好的操作方式。而就第二點來看，在不同情境中可運用其他方式呈現。林易萱舉例，因應單一媒體或記者專題，得以「平易近人的Email」回覆，協助媒體理解、增加露出機會；如遇議題事件被詢問觀點或回應，則可透過「簡明扼要的簡訊」傳達關鍵數十字，確保溝通訴求；如若有需要深入溝通的訊息，適當的「切角規劃與採訪安排」，則能成就更完整、有深度的報導內容，著重於露出品質呈現；要是危機事件或敏感議題，即需綜合考量影響範圍、嚴重程度、溝通對象以及發生時間，在擬定溝通策略後，判斷除了聲明稿是否還需要「公開說明」，確保溝通成效及兼顧社會觀感。
6種雷區不碰，讓媒體樂收你的稿
如若該資訊深具報導價值，而新聞稿也是適切的呈現方式，在寫作上也極常犯下錯誤。林易萱即列舉以下六種：
- 未思考新聞稿目標受眾的兩層關係：未認清要面對的是讀者及媒體類型兩方，即草率下筆，而不得目標對象的關注。
- 未釐清影響的程度：想透過新聞稿傳達的訊息，對國家、產業、消費者、客戶，還是只有對自家公司而言有亮點、有幫助？
- 未做功課而過度自信：自以為力道強勁的特點，放到市場上其實並不突出，對更了解產業、具專業查證等素養的媒體而言，反而是弄巧成拙，幫競品抬轎之舉。
- 內容數大不見得美：與媒體積極溝通、提供他們「所需資訊」很好，但不代表提供「大量、瑣碎無重點的資料」，如此反倒會增加媒體工作負擔，降低文稿的宣傳可能，或使對方無法掌握到重點。
- 內容平凡、發稿又太過頻繁：這種行為如上，同樣會造成記者的困擾，小心變成媒體的拒絕往來戶。
- 以新聞稿型式寫活動邀請函：邀請函當適時點明亮點，也要留有懸念，過多訊息提前曝光，讓媒體得以自行就文字編排撰寫，會影響報導成效與活動出席率。
媒體合作與管理，處處有眉角
如今由於網路媒體日益發達，不僅在新聞稿的散佈上更為簡單，版面露出比紙本更具彈性、更活潑多元，也能直接接收到閱聽眾的反饋，是許多人樂意宣傳訊息的對象。但其中佈滿地雷，也充滿眉角。
林易萱認為，與上段常見錯誤相同的是，即使在網路上，內容露出不受實體版面的囿限，但考量閱讀等習慣，內容篇幅仍貴精不貴多，精選圖片也宜在5-6張之數，避免溝通訊息失焦。
許多人在新聞稿寫就之後，即不論媒體類型一併釋出，然而「發稿見刊時間」，掌握訊息曝光的節奏，是資深有經驗的公關人員需拿捏的細節。網路媒體僅需20min-1h即可曝光，於是得予紙媒出刊時程相配合，才不致有互相排擠效應。
看到這裡，我們深知新聞稿寫作與傳播處處眉角，要想輕鬆跨越障礙，讓它成為真正精準有效率的工具——林易萱的「新聞稿寫作與媒體溝通」是你最佳的捷徑選擇！
講師介紹：林易萱 Claudia Lin
• 贏想品牌策略有限公司 創辦人
• 12+年公關傳播及品牌行銷資歷
• 500+篇新聞稿寫作經驗
• 深耕媒體公關傳播、企業品牌行銷及高階經理人個人品牌領域
• 擅長議題策劃與危機管理、顧客關係管理、企業培訓及演講
• 曾服務萊雅、海尼根、嬌生、飛利浦等世界知名品牌，累積時尚、美妝、餐飲、FMCG、金融、旅遊、醫療保健、電信等品牌行銷傳播經驗